Panduan Menggunakan Claudia Virtual Assistant

Selamat datang di Claudia, asisten virtual HR yang didesain untuk membantu keseharian Anda. Claudia dihadirkan untuk membantu HR, karyawan, dan manajer untuk mengakses informasi secara cepat, rekan dalam mengambil keputusan, dan menyediakan fungsi self-service untuk karyawan. Claudia dapat diakses melalui tautan claudia.catapa.com atau langsung melalui aplikasi CATAPA dan ESS.

Panduan ini akan membantu anda untuk berinteraksi dengan Claudia. Jika Anda tertarik menggunakan Claudia, anda dapat mengisi form berikut untuk mulai mendaftar.

Navigasi Antarmuka

Halaman Utama

1. Saat Anda mengakses Claudia, Anda akan melihat halaman utama dengan beberapa contoh pertanyaan. Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat Anda gunakan untuk mulai berinteraksi dengan Claudia. Beberapa contoh misalnya
2. "Apa hak dan kewajiban pemotong pajak menurut PMK 168?"
3. "Apa perbedaan kategori tarif TER B dan A berdasarkan PP 58?"
4. "Apa kewajiban upah bagi pekerja?"
5. Selain itu, Anda juga dapat mengakses koleksi pertanyaan lain dengan beberapa topik pilihan yang kami sediakan melalui icon "Contoh Pertanyaan":

Area Navigasi 

Area di sebelah kiri layar merupakan area navigasi. Area ini akan menampilkan riwayat percakapan yang telah Anda lakukan bersama Claudia. Anda dapat memilih daftar percakapan yang telah Anda lakukan untuk melanjutkan interaksi dengan Claudia.

Apabila saat ini merupakan pengalaman pertama Anda, Anda dapat memulai percakapan baru bersama Claudia dengan cara klik tombol New Chat (Percakapan Baru). Setiap sesi percakapan akan disimpan untuk memudahkan Anda mencari data atau informasi yang telah Claudia berikan untuk Anda.

Kotak Pencarian 

Apabila Anda ingin mencari percakapan yang sudah terlampau jauh kebelakang, Anda dapat menggunakan fitur pencarian melalui search bar (kotak pencarian) pada area navigasi. Cukup ketikkan kata kunci dari judul percakapan, di area navigasi akan ditampilkan hasil pencarian berupa daftar percakapan dengan judul yang kemungkinan cocok dengan kata kunci Anda. 

Mengganti Mode Asisten Claudia 

Claudia saat ini menawarkan 3 mode asisten yang dirancang untuk membantu Anda dengan berbagai topik dan kebutuhan. Setiap mode memiliki peran dan tugas spesifik untuk memastikan pengalaman interaksi Anda lebih efektif. Berikut adalah panduan untuk memanfaatkan mode asisten Claudia:

• Pada bagian bawah layar, terdapat 3 mode asisten yang dapat Anda gunakan.
• Regulation Advisor (Penasihat Regulasi)
• HR Assistant (Asisten HR)
• Employee Assistant (Asisten Karyawan)
• Cara Mengganti Mode Asisten:
• Anda dapat dengan mudah mengganti mode asisten saat berinteraksi dengan Claudia. Pilih mode yang paling sesuai dengan topik atau konteks pertanyaan Anda untuk mendapatkan jawaban yang lebih relevan.
• Pastikan Anda memilih mode yang tepat sebelum memulai percakapan.

Regulation Advisor

Claudia dalam mode Regulation Advisor berperan untuk membantu Anda memahami peraturan pemerintah dan undang-undang terbaru di Indonesia, khususnya yang berhubungan dengan HR. Dengan pengetahuan komprehensif di bidang perpajakan, ketenagakerjaan, dan penggajian, Claudia siap membantu Anda tetap mematuhi regulasi yang berlaku (compliance).

Bagaimana Cara Kerja Claudia Regulation Advisor?

Sederhana! Anda hanya perlu menyampaikan pertanyaan atau masalah yang ingin diketahui. Claudia akan memberikan rekomendasi berdasarkan regulasi atau aturan yang relevan, lengkap dengan referensi ke dokumen peraturan terkait.

Fitur

Pertanyaan tentang Regulasi:

Dapatkan jawaban mudah untuk pertanyaan-pertanyaan seperti:

Tidak hanya sekadar memberikan jawaban berdasarkan peraturan pemerintah, Claudia juga dilengkapi dengan kemampuan reasoning—memahami konteks dan memberikan penjelasan yang logis di balik jawabannya. Hal ini membantu Anda tidak hanya mendapatkan solusi, tetapi juga memahami dasar regulasi yang berlaku.

1. Sumber terpercaya:
2. Setiap jawaban yang diberikan akan disertai dengan referensi ke dokumen resmi, seperti undang-undang atau peraturan pemerintah, untuk memastikan keakuratan informasi. 

Penting Untuk Diketahui

Claudia menggunakan teknologi kecerdasan buatan (AI) yang memungkinkan adanya kekeliruan. Meskipun jawaban Claudia selalu mengacu pada dokumen resmi, kami sangat menyarankan untuk:

1. Memeriksa kembali informasi yang diberikan, terutama untuk hal penting seperti nama orang atau tempat.
2. Mengonsultasikan dengan ahli hukum atau akuntan untuk keputusan penting terkait regulasi.

HR Assistant

Claudia dalam mode HR Assistant berperan untuk membantu Anda melakukan analisa data, khususnya yang berhubungan dengan karyawan, penggajian, absensi dan manajemen waktu. Dalam merangkum hasil analisa, Claudia memberikan interpretasi berbasis konteks dan menyarankan langkah yang bisa diambil berdasarkan temuan. 

Jenis Analisa yang Didukung

1. Analisa data karyawan
2. Analisa data gaji
3. Analisa data absensi

Penting Untuk Diketahui

1. Pastikan data yang dimasukkan sudah lengkap untuk hasil analisis yang optimal.
2. Claudia memberikan hasil analisis berdasarkan data yang tersedia di sistem Anda; jika data kurang lengkap, analisis yang dihasilkan mungkin tidak sesuai.

Employee Assistant

Claudia Employee Assistant membantu karyawan dan manajer untuk melakukan input data terkait HR secara mandiri. Mode ini juga membantu manajer untuk melakukan analisa data bawahan nya secara langsung.

Fitur:

1. Self-Service Requests: Ajukan cuti, ketidakhadiran, dan lembur secara mudah.
2. Managers Assistant: Manager dapat mereview dan menyetujui pengajuan karyawan dan melakukan analisa data subordinate nya.

Tips untuk Menggunakan Claudia Secara Efektif

Berikut adalah beberapa tips agar Anda mendapatkan hasil yang maksimal dari Claudia:

1. Beri pertanyaan yang spesifik: Semakin spesifik pertanyaan Anda, semakin baik responnya. Lengkapi pertanyaan seperti "Tampilkan data penggajian," dengan informasi lebih lengkap seperti "Tampilkan pembayaran lembur untuk Oktober 2023."
2. Gunakan bahasa sehari-hari: Claudia memahami bahasa sehari-hari. Anda tidak perlu menggunakan kata kunci tertentu; tanyakan saja seperti saat Anda berbicara dengan rekan kerja.
3. Manfaatkan dan pelajari contoh pertanyaan: Pertanyaan yang tersedia di question library adalah contoh yang bagus untuk mempelajari pola kalimat pertanyaan yang dapat Anda ajukan.
4. Manfaatkan panel conversation: Seluruh percakapan Anda dengan Claudia dapat diakses kapanpun dimanapun.

Keamanan dan Privasi

Claudia dibuat dengan mempertimbangkan privasi dan keamanan data Anda. Berikut hal-hal yang perlu Anda ketahui

1. Role-Based Access: Data dan asisten yang dapat diakses menyesuaikan dengan role yang dimiliki oleh user Anda.
2. Data Protection: Semua data dan interaksi dienkripsi dan disimpan dengan aman.
3. Masking: Claudia melakukan penyamaran data pribadi untuk memastikan keamanan data Anda.

Kami harap panduan ini membantu Anda menavigasi dan menggunakan Asisten Virtual Claudia secara efektif. Jika Anda membutuhkan informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungin tim support CATAPA di nomor 150150.