Bagaimana Cara Mengatur Template Persetujuan (Approval Template)

Approval Template (Template Persetujuan) digunakan di dalam perusahaan sebagai alur proses/tahapan persetujuan terkait permintaan dari karyawan (contohnya: untuk data kehadiran). Menu Approval Template ada di Basic > Admin Panel > Approval Template. Berikut adalah langkah untuk settingannya:

1. Tambahkan Template List (Daftar Template) yang ingin dibuat,
2. Input Template Name (Nama Template),
3. Input Applied to (Diterapkan pada) – untuk bagian ini disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan apakah akan diberlakukan untuk persetujuan tertentu saja atau beberapa persetujuan lainnya yang ada pada bagian menu Catapa. Pilihan yang ditawarkan untuk diterapkan antara lain:

• Termination (Pemberhetian Karyawan)

1. Termination Entry (Entri Pemberhentian)

• Time Management (Manajemen Waktu)

1. Time Tracking Entry (Entri Pencatatan Waktu),
2. Presence Entry (Entri Kehadiran),
3. Presence Cancellation (Pembatalan Kehadiran),
4. Absence Entry (Entri Ketidakhadiran),
5. Leave Entry (Entri Cuti),
6. Leave Cancellation (Pembatalan Cuti),
7. Overtime Entry (Entri Lembur),
8. Extend Leave Balance (Perpanjangan Saldo Cuti).
9. Lalu pilih Save (Simpan).

Setelah Approval Template (Template Persetujuan) terbentuk, maka langkah selanjutnya adalah menentukan Approval Steps (Tahap Penyetujuan) karyawan tersebut:

1. Pilih menu Approval Steps (Tahap Penyetujuan),
2. Secara default dari Catapa pada tahap 1 adalah Supervisor (Atasan). Apabila Anda ingin mengubahnya, Anda dapat menggantinya dengan memilih ikon pensil pada bagian kanan tulisan Step 1 (Tahap 1),
3. Jika Anda ingin menambahkan tahap persetujuan berikutnya, Anda bisa memilih +Add Step (+Tambah Tahap).

Pada saat memilih +Add Approver (+Tambah Penyetuju) terdapat beberapa pilihan yang disiapkan oleh Catapa. Antara lain:

1. By Supervisor (Oleh Atasan) – default pada Step 1 (Tahap 1),
2. By Superior Supervisor (Oleh Atasan Superior),
3. Approver Group (Grup Penyetuju) – untuk pilihan ini akan ada penyesuaian settingan lebih lanjut.

Selanjutnya, tentukan untuk Approval Template (Template Persetujuan) yang dibuat berlaku untuk Recepient (Penerima) karyawan dengan ketentuan seperti apa. Pada Catapa dibagi menjadi beberapa ketentuan berdasarkan:

1. Organization (Organisasi),
2. Job Level (Pangkat),
3. Job Title (Nama Jabatan),
4. Location (Lokasi),
5. Employment Type (Tipe Karyawan).

Setelah semua langkah diatas diset maka proses pengajuan yang berkaitan dengan pemberhentian karyawan dan manajemen waktu akan masuk ke karyawan yang ditunjuk/bersangkutan.