A. Membuat Master Organisasi Baru

1. Masuk ke menu Organisasi > Pengaturan > Master Organisasi.
2. Klik tombol Tambah.
3. Isi data berikut:
4. Kode Organisasi: Kode unik untuk organisasi.
5. Nama Organisasi: Nama lengkap organisasi.
6. Tanggal Efektif: Tanggal mulai suatu organisasi aktif.
7. Hierarki: Dipilih berdasarkan hierarki organisasi.
8. Perusahaan: Pilih perusahaan tempat organisasi ini berada.
9. Catatan: Hanya tenant yang memiliki lebih dari 1 perusahaan yang perlu mengisi data ini.
10. Superior (Atasan Organisasi) (Opsional): Pilih organisasi induk jika ada.
11. Tipe: Pilih apakah organisasi ini bersifat Struktural atau Fungsional.
12. Structural →  Organisasi yang terstruktur berdasarkan hierarki jabatan (misalnya, CEO, Direktur, Staf, dll.).
13. Functional → Organisasi yang terstruktur berdasarkan fungsi (misalnya, Pemasaran, Keuangan, dll.).
14. Group (opsional): Pilih kelompok organisasi jika ada.
15. Klik Simpan untuk menyimpan.

B. Mengubah Data Organisasi

1. Sistem memungkinkan Anda untuk mengubah data organisasi dengan dua cara berbeda, tergantung kebutuhan Anda:
2. Edit Data Organisasi (Tanggal Efektif Sama)
3. Gunakan opsi ini untuk memperbaiki atau memperbarui data tanpa mencatat perubahan secara historikal:
4. Pilih organisasi yang ingin diubah dari daftar.
5. Klik tombol Edit (ikon pensil).
6. Lakukan perubahan yang diperlukan pada data organisasi.
7. Klik “Simpan” untuk menyimpan perubahan.
8. Tambah Perubahan Master Organisasi (Tanggal Efektif Berbeda)
9. Gunakan opsi ini untuk mencatat perubahan data secara historikal:
10. Pilih organisasi yang ingin diubah.
11. Klik tombol “Tambah Perubahan Master Organisasi”.
12. Tentukan tanggal efektif baru untuk perubahan ini.
13. Lakukan perubahan yang diperlukan.
14. Klik “Simpan” untuk menyimpan perubahan.
15. Halaman edit dipisahkan ke dalam 2 tab:
16. Tab Detail
17. Anda dapat mengubah informasi umum organisasi:
18. Nama organisasi
19. Perusahaan
20. Hierarki
21. Superior
22. Tipe 
23. Grup
24. Tanggal efektif
25. Semua perubahan dicatat secara historikal (jika menggunakan opsi "Tambah Perubahan Master Organisasi").
26. Tab Atribut
27. Anda dapat mengubah data superior organisasi.
28. Perubahan ini juga dicatat secara historikal.
29. Dengan mencatat perubahan secara historikal, Anda dapat melihat bagaimana struktur organisasi berubah dari waktu ke waktu dan melacak perubahan yang terjadi pada setiap organisasi.

C. Menonaktifkan Organisasi

1. Untuk menonaktifkan organisasi:
2. Klik tombol Ubah Tanggal Berakhir di pojok kanan halaman detail organisasi.
3. Pastikan tidak ada karyawan yang masih aktif di organisasi tersebut setelah tanggal berakhir.
4. Jika masih ada karyawan yang terhubung, Anda harus memindahkan mereka ke organisasi lain terlebih dahulu.

1. Organisasi yang sudah tidak aktif tetap akan terlihat di sistem untuk kebutuhan referensi, tapi tidak bisa lagi digunakan untuk penugasan baru.
2. Organisasi hanya bisa digunakan (di-assign ke karyawan) selama masih berada dalam masa aktifnya — yaitu di antara tanggal mulai dan tanggal berakhir (jika ada).
3. Jika Anda mencoba menempatkan karyawan ke organisasi yang belum aktif atau sudah tidak aktif, sistem akan otomatis menolak dan memberi notifikasi.
4. Jika organisasi sudah memiliki tanggal berakhir, maka organisasi tersebut tidak akan bisa lagi digunakan dalam penempatan atau pembaruan data karyawan.
5. Untuk menggunakannya kembali, Anda bisa mengosongkan tanggal berakhir agar organisasi kembali aktif.

D. Update Massal Master Organisasi

1. Untuk mempercepat proses, Anda bisa melakukan update massal organisasi:
2. Download template di menu Pembaruan Massal Master Organisasi.
3. Isi data organisasi. 
4. Upload kembali file yang sudah diisi.
5. Pastikan pengisian tanggal sesuai aturan agar data bisa berhasil di-upload.

E. Informasi Tambahan: Fitur Organizational Management

1. Master Data Posisi
2. Jika di perusahaan Anda terdapat pengelolaan struktur jabatan (posisi), maka validasi tanggal berlaku juga untuk posisi tersebut.
3. Anda dapat mengatur Tanggal Efektif dan Tanggal Berakhir pada setiap jabatan yang dibuat.
   
4. Saat menempatkan karyawan ke sebuah jabatan:
5. Sistem akan memastikan posisi tersebut masih aktif di tanggal penempatan karyawan.
6. Jika posisi sudah memiliki tanggal berakhir, maka tidak bisa digunakan dan akan muncul pesan kesalahan.
7. Artinya, organisasi dan jabatan harus sama-sama aktif di tanggal yang dipilih saat mengisi data karyawan. Jika salah satunya sudah tidak aktif, penempatan tidak dapat dilakukan.
8. Membuat Master Organisasi Baru
9. Selain data-data yang sudah dijabarkan di atas, terdapat dua data tambahan:
10. Superior (opsional): Pilih organisasi atasan jika ada.
11. Pusat Biaya (opsional): Pilih pusat biaya yang terkait dengan organisasi ini.
12. Mengubah Data Organisasi
13. Pada tab “Atribut” Anda dapat mengubah data pusat biaya dan kepala organisasi secara historikal. 

❓ Pertanyaan Umum

1. Apakah saya bisa menghapus organisasi yang sudah tidak aktif?
2. Tidak bisa jika pernah digunakan pada karyawan. Organisasi yang sudah pernah digunakan tetap harus disimpan untuk menjaga histori data. Namun, jika organisasi belum pernah digunakan, maka bisa dihapus. 
3. Bagaimana jika saya ingin menggunakan kembali organisasi yang sudah dinonaktifkan?
4. Anda bisa menghapus Tanggal Berakhir untuk mengaktifkan kembali organisasi tersebut.

Butuh Bantuan?