Sistem akan mengarsipkan data lama pada Pencatatan Waktu (Time Tracking) dan Data Mesin Absensi (Attendance Machine Data). Artikel ini menjelaskan jadwal pengarsipan dan cara meminta data yang sudah diarsipkan.

Halaman yang Terdampak

Admin Dashboard

• Pencatatan Waktu (Time Tracking)
• Menu: Absensi (Attendance) > Import Absensi (Attendance Import) > Pencatatan Waktu (Time Tracking)
• Dampak: halaman hanya menampilkan data tahun berjalan dan 2 tahun sebelumnya.
• Data Mesin Absensi (Attendance Machine Data)
• Menu: Absensi (Attendance) > Import Absensi (Attendance Import) > Data Mesin Absensi (Attendance Machine Data)
• Dampak: halaman hanya menampilkan data tahun berjalan dan 2 tahun sebelumnya.
• Laporan Pencatatan Waktu (Time Tracking Report)
• Menu: Laporan (Report) > Laporan Pencatatan Waktu (Time Tracking Report)
• Dampak: hanya data tahun berjalan dan 2 tahun sebelumnya yang dapat ditampilkan dan didownload.
• Absensi (Attendance) > Riwayat Data Kehadiran (Presence Data History)
• Dampak: tab Data Mesin Absensi (Attendance Machine Data) dan tab Riwayat Data Kehadiran (Presence Data History).

ESS

• Pencatatan Waktu (Time Tracking) > Log
• Manajemen Karyawan (Employee Management) > Lihat Log Pencatatan Waktu (Time Tracking)

Gambar 2: Dampak Pada Halaman Lihat Log Pencatatan Waktu Manajemen Karyawan

Rentang Data yang Tampil

Halaman Pencatatan Waktu (Time Tracking) dan Data Mesin Absensi (Attendance Machine Data) di Import Absensi (Attendance Import) menampilkan data tahun berjalan dan 2 tahun sebelumnya.

Contoh rentang data yang tampil:

• Pada 01 Nov 2026 halaman menampilkan data mulai 01 Jan 2024 sampai hari ini.
• Pada 01 Mar 2027 halaman menampilkan data mulai 01 Jan 2025 sampai hari ini.

Gambar 3: Pengarsipan Data pada Halaman Pencatatan Waktu

Jadwal Pengarsipan

Pengarsipan dilakukan otomatis oleh sistem dalam dua tahap.

• Pengarsipan awal: pada 17 Okt 2026 data sebelum 01 Jan 2024 diarsipkan. Setelah itu halaman menampilkan data mulai 01 Jan 2024 sampai hari ini.
• Pengarsipan tahunan: setiap Januari sistem mengarsipkan data satu tahun penuh yang paling lama. Dengan begitu halaman selalu menampilkan data tahun berjalan dan 2 tahun sebelumnya.

Contoh pengarsipan tahunan:

• Jan 2027: data 2024 diarsipkan. Halaman menampilkan data mulai 01 Jan 2025.
• Jan 2028: data 2025 diarsipkan. Halaman menampilkan data mulai 01 Jan 2026.
• Berlaku seterusnya setiap tahun.

Data yang Diarsipkan

Sistem hanya mengarsipkan data yang memenuhi semua kondisi berikut:

• Berada di luar rentang data yang tampil
• Berstatus disetujui atau ditolak
• Sudah memiliki data absensi final

Data yang masih menunggu persetujuan atau belum selesai diproses tidak ikut diarsipkan.

Dampak pada Data Absensi dan Laporan

• Data absensi final tetap tersedia dan tidak diarsipkan.
• Laporan Pencatatan Waktu (Time Tracking Report) hanya memuat data tahun berjalan dan 2 tahun sebelumnya.
• Laporan lainnya tidak terpengaruh.
• Data arsip tidak dihapus.

Pertanyaan Umum

1. Apakah data yang diarsipkan dihapus? Tidak. Data dipindahkan ke arsip dan tetap tersimpan aman.
2. Apakah pengarsipan memengaruhi data absensi dan laporan? Hanya Laporan Pencatatan Waktu yang terpengaruh. Laporan ini hanya memuat data tahun berjalan dan 2 tahun sebelumnya. Data absensi final dan laporan lainnya tidak terpengaruh.
3. Mengapa data lama tidak lagi tampil di halaman? Halaman hanya menampilkan data tahun berjalan dan 2 tahun sebelumnya. Data di luar rentang tersebut sudah dipindahkan ke arsip.
4. Apakah rentang data yang tampil selalu tepat 2 tahun? Tidak. Pengarsipan dilakukan setiap Januari sehingga rentang data yang tampil berkisar antara 2 sampai 3 tahun. Contohnya pada 31 Des 2026 halaman menampilkan data mulai 01 Jan 2024. Setelah pengarsipan Jan 2027 halaman menampilkan data mulai 01 Jan 2025.
5. Apakah data arsip dapat dilihat langsung di aplikasi? Tidak. Data arsip hanya dapat diambil oleh tim support atas permintaan.
6. Apakah permintaan data arsip memotong kuota support? Ya. Permintaan data arsip ke CATAPA Customer Support akan memotong kuota support.