Cara Menggunakan Setup Employment Type (Tipe Karyawan) (langkah demi langkah)

A. Membuat Employment Type Baru

1. Buka menu CATAPA Payroll > Organization > Setup > Employee > Employment Type (Tipe Karyawan).
2. Klik Add.
3. Isi data yang diperlukan (contoh yang umum tersedia):
4. Code: Kode tipe karyawan (harus unik).
5. Name: Nama tipe karyawan (tidak harus unik).
6. Permanent: Pilih Yes/Ya jika termasuk karyawan permanen.
7. Tanggal Efektif: Tanggal mulai berlakunya Employment Type (wajib).
8. Tanggal Berakhir: Tanggal Employment Type tidak lagi aktif (opsional). Jika tidak diisi, Employment Type dianggap aktif tanpa batas waktu.
9. Klik Save untuk menyimpan.

Catatan: Anda dapat membuat lebih dari satu Employment Type dengan Permanent = Yes/Ya (misalnya “Tetap Staff” dan “Tetap Management”).

B. Mengubah Data Employment Type (Termasuk Status Permanent)

1. Masuk ke halaman Employment Type (Tipe Karyawan).
2. Pilih data yang ingin diubah, lalu klik Edit.
3. Lakukan perubahan yang diperlukan.
4. Klik Save.

Aturan penting saat mengubah status Permanent:

• Jika Employment Type belum digunakan/ditetapkan pada karyawan mana pun, Anda bisa:
• Mengubah Permanent: Tidak → Ya, atau
• Mengubah Permanent: Ya → Tidak.
• Jika Employment Type sudah digunakan/ditetapkan pada karyawan, status Permanent tidak dapat diubah (field akan terkunci/tidak bisa diedit).

Informasi Penting: Periode Aktif (Tanggal Efektif & Tanggal Berakhir)

Informasi lebih lengkap dapat diakses pada artikel:  Tanggal Efektif Kini Tersedia di 5 Master Data Karyawan

• Employment Type yang sudah melewati Tanggal Berakhir akan tidak muncul sebagai pilihan pada dropdown untuk tanggal yang berada setelah tanggal berakhirnya.
• Employment Type yang belum mencapai Tanggal Efektif juga tidak akan muncul sebagai pilihan sebelum tanggal tersebut.
• Data karyawan yang sudah tersimpan sebelumnya tetap aman dan tidak berubah.

Catatan Penting (poin-poin)

• Code wajib unik. Pastikan Anda tidak menggunakan kode yang sama untuk dua tipe karyawan berbeda.
• Name tidak wajib unik. Anda boleh menggunakan nama yang sama, tetapi disarankan tetap dibuat jelas agar tidak membingungkan tim.
• Anda dapat memiliki lebih dari satu Employment Type dengan Permanent = Ya.
• Status Permanent pada Employment Type yang sudah ditetapkan ke karyawan tidak dapat diubah untuk menjaga konsistensi data.
• Jika Anda mencoba memaksa perubahan status Permanent pada tipe yang sudah dipakai, sistem akan menampilkan pesan:
• ID: Tidak dapat mengubah status permanen karena tipe pekerjaan sudah ditetapkan kepada karyawan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

T: Apakah saya bisa membuat lebih dari satu tipe karyawan permanen (Permanent = Ya)?

J: Bisa. CATAPA mengizinkan beberapa Employment Type dengan status Permanent = Ya.

T: Kenapa field “Permanent” tidak bisa diedit (terkunci) pada beberapa tipe?

J: Karena tipe tersebut sudah digunakan/dipilih pada data karyawan. Untuk menjaga integritas data, status permanen tidak dapat diubah jika sudah ditetapkan ke karyawan.

T: Bagaimana cara mengubah tipe yang sudah terlanjur dipakai karyawan, tapi saya perlu status permanennya berbeda?

J: Buat Employment Type baru dengan status permanen yang benar, lalu gunakan tipe baru tersebut untuk karyawan berikutnya atau sesuai kebijakan perubahan data di perusahaan Anda.

T: Apakah Name harus unik?

J: Tidak. Name tidak wajib unik. Namun, Code tetap harus unik.

T: Apa yang terjadi jika saya memasukkan Code yang sama?

J: Sistem akan menolak penyimpanan karena Code harus unik untuk setiap Employment Type.

T: Kenapa Employment Type tertentu tidak muncul saat dipilih di Data Karyawan?

J: Karena Employment Type tersebut tidak aktif pada tanggal yang Anda pilih (belum mulai berlaku atau sudah melewati Tanggal Berakhir).