Anda dapat membatasi akses user di dalam aplikasi CATAPA dengan memanfaatkan fitur Roles and Permission (Hak Akses). Secara default, setiap user di CATAPA yang ter-assign kepada suatu Karyawan akan mendapatkan akses ke fitur Employee Self Service. Namun, untuk memberikan akses ke menu-menu administratif, seperti pengaturan dan eksekusi payroll, Anda perlu membuat role khusus dengan hak akses tertentu, kemudian menambahkan user ke dalam role tersebut. Konfigurasi Roles & Permission dapat diakses melalui:

Menu: Admin Panel > User Management > Roles & Permission

Tampilan Daftar Role

Daftar role di halaman Roles & Permission ditampilkan dalam urutan alfabetis (A–Z). Anda juga bisa mencari role tertentu menggunakan kolom pencarian yang tersedia di bagian atas daftar — hasil pencarian akan diperbarui secara otomatis setiap Anda mengetik, tanpa perlu menekan tombol Enter.

Role bawaan sistem seperti Administrator akan ditandai dengan label "System" di sebelah nama role-nya.

Langkah-langkah Konfigurasi Roles & Permission:

1. Klik tombol Add.
2. Masukkan nama role dengan istilah yang familiar dan sesuai dengan fungsinya. Contoh: HR Personel Admin
3. Tentukan siapa saja yang akan mendapatkan role tersebut dengan mengatur pada tab Assigned User (Pengguna).
4. Pengaturan Privilege (Hak Istimewa) terbagi atas: Privilege, Custom Table Privilege, dan Custom Workflow Privilege.
5. Privilege digunakan untuk mengatur menu di CATAPA secara umum.
6. Custom Table Privilege digunakan untuk mengatur secara spesifik Custom Table mana yang dapat diakses oleh suatu role.
7. Custom Workflow Privilege digunakan untuk mengatur secara spesifik Workflow mana yang dapat diakses oleh suatu role.
8. Tambahkan Privilege (Hak Istimewa) untuk role tersebut dengan klik ikon plus (+) pada privilege yang ingin ditambahkan.
9. Tambahkan Privilege (Hak Istimewa) untuk role tersebut dengan klik ikon plus (+) pada privilege yang ingin ditambahkan.
10. Atur kapabilitas untuk masing-masing privilege pada bagian selected privilege.
11. Terdapat 2 kapabilitas untuk masing-masing privilege yaitu VIEW (LIHAT) dan MANAGE (KELOLA).
12. VIEW adalah kapabilitas untuk melihat data pada halaman tersebut.
13. MANAGE adalah kapabilitas untuk mengelola (menambah, mengubah, dan menghapus) data pada halaman tersebut.
14. Pengaturan Custom Table Privilege (Hak Istimewa Tabel Custom):
15. Tambahkan Custom Table Privilege (Hak Istimewa Tabel Custom) untuk role tersebut dengan klik ikon plus (+) pada privilege yang ingin ditambahkan.
16. Atur kapabilitas untuk masing-masing privilege pada bagian selected privilege.
17. Terdapat 2 kapabilitas untuk masing-masing custom table privilege yaitu VIEW (LIHAT) dan MANAGE (KELOLA).
18. Pengaturan Custom Workflow Privilege (Hak Istimewa Workflow Khusus):
19. Tambahkan Privilege (Hak Istimewa) untuk role tersebut dengan klik ikon plus (+) pada privilege yang ingin ditambahkan.
20. Atur kapabilitas untuk masing-masing privilege pada bagian selected privilege.
21. Terdapat 1 kapabilitas untuk custom workflow privilege yaitu MANAGE (KELOLA).
22. Tambahkan Permission (Perizinan) untuk mengatur data karyawan mana yang bisa dilihat oleh role tersebut. 

Menduplikasi Role yang Sudah Ada

Jika kamu ingin membuat role baru berdasarkan konfigurasi role yang sudah ada, kamu bisa menggunakan fitur Duplikasi Role tanpa perlu mengatur ulang semua privilege dari awal.

Caranya:

1. Temukan role yang ingin diduplikasi pada daftar role.
2. Klik ikon aksi (titik tiga atau tombol konteks) pada baris role tersebut, lalu pilih Duplikat atau Salin.
3. Sistem akan menampilkan dialog konfirmasi dengan nama role yang sudah terisi otomatis dalam format "[Nama Role] (1)". Kamu bisa mengubah nama ini sebelum melanjutkan.
4. Klik Konfirmasi untuk membuat role baru. Sistem akan menyalin seluruh konfigurasi Menu Trustee dan Data Trustee dari role asal.
5. Setelah berhasil, kamu akan langsung diarahkan ke halaman edit role baru tersebut untuk melakukan penyesuaian lebih lanjut.

Catatan penting:

• Role hasil duplikasi tidak memiliki pengguna yang ter-assign secara default. Role ini baru aktif setelah kamu menambahkan pengguna ke dalamnya.
• Nama role tidak boleh sama dengan role yang sudah ada. Jika terjadi konflik nama, sistem akan menampilkan pesan error.

Informasi lebih lengkap mengenai fitur Perizinan dapat Anda pelajari pada artikel berikut: Mengenal Fitur Perizinan di CATAPA.