Cara Menyetel/Setting Cuti Bersama yang Memotong Jatah Cuti Karyawan

Berikut adalah langkah yang harus dilakukan untuk menyetel/setting hari cuti bersama yang memotong saldo cuti karyawan:

1. Masuk ke dalam modul Time Management > Setup > Holiday

2. Pilih pada bagian kanan bawah Add

3. Input hari libur tersebut berdasarkan pilihan (1) tanggal, (2) nama, (3) tipe hari libur, (4) pilihan mengurangi saldo cuti karyawan/tidak, dan (5) pilihan pengurangan saldo cuti untuk tahun yang sama sesuai tahun hari libur. Lalu, disimpan setelah melakukan pengecekan terhadap data yang diinput

3a. Jika Anda memilih Deduct Leave Balance (Mengurangi Saldo Cuti), akan muncul box pilihan baru yaitu Deduct leave balance from the same entitlement year as the holiday year.

3b. Kegunaan box tersebut adalah untuk memilih apakah cuti bersama ini mau memotong saldo cuti karyawan sesuai tahun dimana hari libur tersebut berlaku atau cuti bersama tetap memotong saldo cuti karyawan yang paling lampau.

3c. Contoh kasus: Anda adalah HR dan salah 1 karyawan anda mempunyai sisa saldo cuti tahun 2020 yang masih bisa digunakan. Anda menetapkan 12 Mei 2021 sebagai cuti bersama yang memotong saldo cuti karyawan. Namun, Anda tidak ingin saldo cuti tersebut terpotong oleh cuti bersama di tanggal 12 Mei 2021. Maka yang Anda lakukan adalah mencentang box sesuai gambar di atas untuk membuat cuti bersama 12 Mei 2021 memotong saldo cuti karyawan tahun 2021.

3d. Contoh kasus: Pemotongan Cuti Bersama untuk Aturan Akrual Bulanan

CATAPA memiliki mekanisme pemotongan cuti bersama sebagai berikut:

• Akrual Tahunan: Cuti Bersama langsung memotong saldo yang dimiliki saat itu juga
• Akrual Bulanan: Cuti Bersama memotong saldo dari belakang periode, agar karyawan tetap dapat mengajukan cuti

Contoh:

Perusahaan Anda menggunakan aturan akrual bulanan untuk mendapatkan cuti. Anda menetapkan dalam 1 tahun, karyawan akan mendapatkan total cuti 12 yang berlaku mulai dari bulan Januari 2023. Maka, setiap bulan karyawan akan mendapatkan 1 saldo cuti hingga bulan Desember 2023.

Misalnya sepanjang tahun 2023, terdapat cuti bersama yang memotong jatah cuti karyawan, yaitu:

• Bulan Maret sebanyak 1 (23 Maret)
• Bulan April sebanyak 3 (24, 25, dan 26 April)

Oleh karena itu, akan ada pemotongan 4 jatah cuti karyawan sehingga total maksimal saldo cuti karyawan pada tahun 2023 adalah 8.

Dengan mekanisme yang diterapkan CATAPA, 4 jatah cuti akan dipotong dari belakang periode. Maka karyawan hanya akan mendapatkan saldo cuti dengan akrual bulanan dari bulan Januari hingga Agustus 2023, untuk akrual bulanan September hingga Desember 2023 tidak akan didapatkan karyawan karena saldo cuti tersebut digunakan untuk cuti bersama yang memotong jatah cuti.

4. Data yang telah disimpan akan muncul pada tabel utama setup Holiday. Nantinya, saldo cuti karyawan akan terpotong secara otomatis

Troubleshooter

Jika Anda menemukan kendala seperti:

Box Deduct leave balance from the same entitlement year as the holiday year telah dicentang namun hari libur tetap memotong saldo cuti karyawan paling lampau

Lakukan hal berikut ini:

1. Hapus cuti bersama (collective leave) yang Anda pilih tersebut terlebih dahulu

2. Generate ulang saldo cuti (leave balance) karyawan yang ingin Anda setting. Generate saldo cuti dapat dilakukan di halaman Attendance > Leave Balance > tab Annual Leave > Active Balance (untuk panduan dapat dilihat di sini).

3. Tambahkan saldo cuti karyawan secara manual untuk tahun terkait yang ingin Anda setting.

4. Bila sudah, kembali ke halaman Setup > Holiday

5. Tambahkan cuti bersama baru dengan tombol Add

6. Buat cuti bersama yang tadi sempat Anda hapus dan kemudian centang pilihan Deduct Leave Balance dan Deduct leave balance from the same entitlement year as the holiday year

7. Simpan perubahan

8. Cek kembali saldo cuti karyawan tersebut pada halaman Attendance > Leave Balance > Annual Leave > Active Balance

9. Pilih karyawan tersebut > tekan View Details > Scroll ke bawah > buka Collective Leave Usage > pastikan cuti bersama yang Anda setting tadi ada di sana