Employee

12 Hal Yang Harus Dilakukan Ketika Pekerja Anda Tidak Mengirim Tugas Tepat Waktu

Dipublikasi 07-05-2021

Sebagai manager, salah satu kewajiban adalah memastikan bahwa karyawan/wati melakukan dengan benar dan tepat waktu. Akan tetapi, ada saat dimana sang pekerja mempunyai tugas yang melewati tenggat waktu (deadline).


Tidak apa apa jika dilakukan sekali atau dua kali. Tetapi kalau terjadi lebih dari tiga kali, itu menjadi masalah.


Hari ini, kita akan memberikan 12 tips tentang hal yang harus dilakukan ketika sang pekerja tidak mengirim kerjaan tepat waktu.



1. Bertanggung jawab

Hal yang pertama dilakukan sebagai manager ketika pekerja telat mengirim tugas adalah pertanggung jawaban.

Dalam konteks ini, pertanggung jawaban yang diberi seorang manager adalah melihat pekerja mereka sebagai kolaborator.

Dalam kata lain, mereka bekerja dengan anda dan tidak hanya untuk anda.

Jadi, ketika ada pekerja yang telat mengirim tugas, alangkah baiknya jika mereka diajak untuk rapat one-on-one.


2. Sebelum memberi evaluasi, tanya tentang performa mereka.

Jika anda sedang melakukan rapat one-on-one dengan karyawan anda, mulai dengan bertanya tentang performa kerja mereka.

Kemungkinan besar mereka akan merasakan hal yang sama dengan anda, dan setelah itu anda bisa lanjut ke tahap selanjutnya.

Akan tetapi, ada saat dimana mereka tidak menganggap ada masalah dalam performa mereka. Jika itu terjadi, anda bisa bilang bahwa anda mengira sebaliknya.

Anda bisa mengatakan “Oke, bagus jika anda merasa demikian. Akan tetapi, saya merasakan yang sebaliknya, saya akan menjelaskan kenapa, dan setelah itu kita bisa berdiskusi.”


3. Sebutkan dengan jelas hal yang mengganggu anda.

Saat anda membicarakan performa karyawan/wati anda, sebutkan dengan jelas apa yang mengganggu anda.

Contohnya, “Saya melihat bahwa anda jarang membalas email saya dan saya lihat tugas anda yang … belum diselesaikan.”

Menggunakan kalimat ini akan membuat koneksi antara ekspektasi anda dengan perilaku pekerja anda.


4. Sebutkan hal yang tidak bisa dinegosiasi.

Disaat anda dan pekerja anda dalam topik yang sama, hal yang harus dilakukan ketika pekerja anda melewati deadline adalah memberikan daftar harapan dan area yang tidak bisa dinegosiasi.

Contohnya, anda bisa mengatakan kepada pekerja anda bahwa projek mereka sudah telat beberapa hari setelah deadline.


5. Sebutkan dampak telat mengirim tugas

Disini kita membuat pekerja anda sadar tentang konsekuensi terhadap mengirim tugas setelah deadline.

Konsekuensinya bisa jadi kehilangan klien, complain dari pelanggan, atau karyawan/wati harus bekerja di akhir pekan.

Anda bisa bilang, “Jika kamu mengirim proyek ini telat, bukan hanya kamu bakal mempunyai tugas yang lebih banyak, yang lain juga akan kena dampak karena mereka harus bekerja di akhir pekan”.


6. Empati

Setelah menyebutkan sudut pandang anda dan hal yang tidak bisa dinegosiasi, daripada anda memarahi pekerja anda, sebaiknya berikan empati dan tanya “apakah ada masalah?” Atau “Apakah anda mebutuhkan waktu lebih?”


7. Percakapan yang aman

Setelah memberikan empati kepada pekerja anda soal telat deadline, mereka bisa lebih tenang menjelaskan kenapa mereka belum mengirim tugas padahal sudah telat deadline.

Bisa jadi mereka mengalami kecelakaan keluarga, mereka sedang tidak enak badan, dan seterusnya.

Disaat anda mengerti situasi pekerja anda, kemungkinan besar mereka akan lebih mau untuk membuka diri daripada merasa harus membela diri.


8. Catat percakapan anda dengan mereka

Karena manusia cenderung lupa, lebih baik anda mencatat diskusi yang anda lakukan dengan pekerja anda.

Anda bisa mencatat apa yang dikatakan oleh pekerja anda dan membuat rangkuman dari itu.

rangkuman ini adalah sumber info yang baik untuk anda jika pekerja anda “lupa” dengan sebuah arahan.


9. Gabungkan dengan goal mereka

Pada dasarnya, pekerja anda akan lebih semangat untuk meningkatkan performa mereka jika anda tawarkan sesuatu yang mereka mau.

Contohnya, pekerja anda ingin mendapatkan klien yang lebih banyak dan membuat koneksi dengan mereka, akan tetapi, mereka sering telat deadline dan mempunyai manajemen waktu yang kurang baik.

Jika seperti itu, anda bisa mengatakan kepada pekerja anda bahwa mereka bisa mendapatkan itu asalkan mereka mengerjakan prioritas mereka dan kurangi kebiasaan telat mereka.

Tip ini adalah saat dimana anda mengetahui anda memberikan apresiasi yang cukup atau tidak.

Dengan menanyakan pertanyaan, anda berkolaborasi dengan pekerja anda, dan tidak memaksa, dan akhirnya itu memberikan motivasi kepada pekerja anda.

Menurut riset dari Cicero tahun 2015, faktor terbesar oleh seorang pekerja melakukan pekerjaan lebih baik ketika sang atasan mengetahui kerjaan mereka.

Anda bisa menggunakan riset ini sebagai referensi untuk melihat apa yang memotivasi pekerja anda.


10. Strategi

Setelah mengerti satu sama lain, tutup rapat dengan strategi untuk membuat performa mereka kembali pulih.

Perbaiki masalah berdasarkan info yang anda dapatkan dan setuju dengan mereka.

Dalam kesepakatan anda, klarifikasikan kapan mereka akan menyelesaikan tugas mereka dan apa yang terjadi jika mereka telat megirimkan tugas.


11. Cari cara untuk mempermudah proses pekerja dan manager

Pekerja harus sadar bahwa pekerjaan mereka membantu strategi organisasional dan harus diberikan reward jika pekerjaan itu selesai.

Tidak peduli seberapa banyak orang yang ada di organisasi anda, manajemen performa yang terstruktur adalah hal yang penting.

Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah menyewa aplikasi seperti Catapa.

Catapa mempunyai fitur time management yang mempermudah perusahaan mengelola waktu kerja, seperti menerapkan flexi-time atau menggunakan time tracking untuk pekerja menantang diri mereka menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dari sebelumnya.


12. Kepercayaan

Dan tip terakhir dengan apa yang harus dilakukan ketika pekerja anda telat mengirim tugas adalah rasa kepercayaan.

Saat anda telah memberikan strategi bersama mereka, percaya bahwa pekerja anda adalah seorang profesional yang ingat apa yang harus mereka lakukan.

Menurut Glenn Llopis dari Forbes.com, pekerja yang bersemangat adalah mereka yang mempunyai atasan yang mempercayai mereka dan yakin mereka selalu memberikan pekerjaan yang baik.


Kesimpulan

Salah satu deskripsi pekerjaan manajer adalah mengawasi pekerja anda.

Jika anda bisa melakukan itu dengan baik, yang lain akan terpengaruh untuk melakukan hal yang sama.

Jika suatu hari anda mempunyai pekerja yang telat mengirim tugas, anda bisa menggunakan tips ini untuk membantu mereka.

Masih memiliki pertanyaan?

CATAPA selalu siap menjawab pertanyaan Anda.

Kirim Pertanyaan
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.