Sekarang HR bisa mewajibkan durasi cuti tidak sehari penuh yang diajukan lewat ESS jadi tepat setengah hari kerja, dihitung otomatis dari shift roster masing-masing karyawan.

Tentang Fitur Ini

Sebelumnya, ESS membatasi pengajuan cuti tidak sehari penuh ke rentang shift karyawan, misalnya shift 08:00–17:00, karyawan cuma bisa memilih jam di antaranya. Tapi durasinya bebas, belum ada aturan berapa jam yang wajib diambil.

Dengan fitur ini, HR bisa mewajibkan durasi cuti tidak sehari penuh sama persis dengan setengah hari kerja karyawan, dihitung otomatis dari shift roster dan jam istirahat masing-masing karyawan, bukan angka jam yang sama untuk semua orang.

Mengaktifkan dan Mengkonfigurasi Kebijakan

1. Aktifkan Kebijakan

Buka menu Kebijakan Manajemen Waktu (Time Management Policy), lalu pilih Ya pada kebijakan Karyawan Dapat Mengajukan Cuti Tidak Sehari Penuh melalui ESS (Employees Can Request Non-full Day Leave via ESS). Bagian Bagaimana Karyawan Mengajukan Cuti Tidak Sehari Penuh (How Can Employees Request Non-full Day Leave) akan otomatis muncul.

2. Pilih Cara Pengajuan

Pilih salah satu:

• Waktu Fleksibel (Flexible Time): karyawan bebas mengajukan durasi berapa pun, sama seperti sebelumnya. Ini pilihan default saat kebijakan pertama kali diaktifkan.
• Setengah Hari (Half Day): durasi cuti wajib sama persis dengan setengah hari kerja karyawan.

Cara Sistem Menghitung Durasi Setengah Hari

• Durasi Kerja = Durasi Shift − Durasi Istirahat
• Durasi Setengah Hari = Durasi Kerja ÷ 2

Contoh: shift 08:00–17:00, istirahat 12:00–13:00 → durasi kerja 8 jam → durasi setengah hari 4 jam. Karyawan dengan shift ini wajib mengajukan cuti dengan durasi kerja tepat 4 jam.

Perilaku Form Pengajuan Cuti di ESS

Saat kebijakan Setengah Hari aktif, formulir Tambah Entri Cuti (Add Leave Entry) berperilaku seperti berikut:

• Karyawan memilih Tidak pada Sehari Penuh (Full Day), lalu memilih tanggal cuti.
• Kolom Durasi otomatis menampilkan Setengah Hari (Half Day).
• Karyawan hanya mengisi Jam Mulai (Start Time). Jam Selesai (End Time) dihitung otomatis dan tidak bisa diubah manual.
• Pengajuan hanya bisa disimpan kalau rentang waktunya valid.

Formulir Tambah Entri Cuti setelah karyawan mengisi Jam Mulai (08:00:00), dengan Jam Selesai (13:00:00) yang terisi otomatis.

Perhitungan Jam Selesai Otomatis

Jam Selesai dihitung dari durasi kerja saja, jam istirahat tidak ikut dihitung. Kalau durasi kerja yang dibutuhkan "kepotong" jam istirahat, sistem otomatis melompatinya dan melanjutkan hitungan setelah istirahat selesai.

Contoh: shift 08:00–17:00, istirahat 12:00–13:00, durasi setengah hari 4 jam. Jam Mulai 08:30 menghasilkan Jam Selesai 13:30, karena 08:30–12:00 baru menghasilkan 3,5 jam kerja, sisanya 0,5 jam dihitung mulai 13:00.

Kalau Jam Mulai yang diisi jatuh di dalam jam istirahat, sistem otomatis menggeser ke akhir istirahat sebelum menghitung. Dan kalau sisa waktu kerja di shift tidak cukup untuk memenuhi durasi setengah hari, pengajuan akan diblokir.

Pertanyaan Umum

1. Apakah mengaktifkan aturan ini mengubah perilaku ESS yang sudah berjalan? Tidak, selama pilihannya tidak diubah ke Setengah Hari. Nilai default-nya adalah Waktu Fleksibel, jadi karyawan tetap bisa mengajukan cuti tidak sehari penuh seperti biasa sampai HR memilih Setengah Hari.

2. Bagaimana kalau karyawan tidak punya shift roster di tanggal yang dipilih? Sistem akan memblokir pengajuan, karena shift roster jadi acuan utama untuk menghitung durasi.

3. Apakah karyawan bisa memilih cuti di paruh pertama atau kedua shift saja? Bisa memilih Jam Mulai kapan pun dalam shift. Sistem hanya memvalidasi total durasinya, bukan membatasi ke paruh pertama atau kedua.