Sebelumnya di CATAPA, jika Anda ingin melakukan perubahan Template Lembur dan terdapat pengajuan lembur dengan status “Menunggu Persetujuan”/”Waiting for Approval” untuk template terkait, maka Anda akan menerima notifikasi “Tidak mengubah template lembur yang sudah digunakan” atau “Cannot update used overtime template”. Meskipun pengajuan lembur tersebut tidak terkait dengan item yang Anda ubah pada template, Anda tetap sama sekali tidak bisa mengubah template tersebut karena validasi yang dibuat cukup ketat.

Saat ini CATAPA telah melakukan penyesuaian pelonggaran ketentuan validasi perubahan template lembur untuk mempermudah Anda melakukan penyesuaian Template Lembur. Namun, tetap terdapat beberapa perubahan yang tidak bisa dilakukan seperti yang dijelaskan di bawah ini:

Perubahan dengan menghapus checklist template lembur pada Jenis Hari Lembur atau Anggota yang TERKAIT dengan pengajuan lembur.
Anda tidak dapat melakukan perubahan template lembur dengan menghapus checklist pada Hari Lembur dan Anggota jika terdapat pengajuan lembur yang terkait. Sebagai contoh Anda memiliki setup Template Lembur STANDARD seperti gambar di bawah ini:
Setup Template Lembur - 1:
Setup Template Lembur - 2:
Kemudian terdapat pengajuan lembur yang termapping dengan template “STANDARD” diatas ini dengan detail:
Hari Lembur: Hari Kerja
Karyawan yang melakukan pengajuan memiliki detail data:
Tipe Kepagawaian: Permanent
Tingkat Jabatan: Staff
Nama Jabatan: Product Manager
Lokasi: Bekasi
Organisasi: Engineering
Kemudian Anda ingin melakukan perubahan Template Lembur (mengacu pada Template Lembur pada gambar diatas) dengan menghapus checklist yang terkait dengan karyawan yang mengajukan lembur sebagai berikut:
Menghapus Checklist Tipe Kepegawaian: Permanent
Menghapus Checklist Anggota - Organisasi: Engineering
Menghapus Checklist Anggota - Lokasi: Bekasi
Dikarenakan data-data tersebut berkaitan dengan pengajuan lembur yang sedang “Menunggu Persetujuan”, maka apabila Anda klik tombol “Simpan” dan proses perubahan gagal dan Anda akan menerima notifikasi gagal seperti gambar di bawah ini.
Terdapat perubahan data eksternal diluar template lembur dan pengajuan lembur (Jadwal Kerja, Tipe Hari Libur, Tanggal diberhentikan, Tanggal Mulai, Data Karyawan)
Jika terdapat pengajuan lembur dengan status “Menunggu Persetujuan” untuk suatu Template Lembur tertentu dan kemudian terdapat perubahan eksternal, maka terdapat kemungkinan pengajuan lembur yang sedang “Menunggu Persetujuan” tersebut tidak valid (tidak memiliki template lembur atau termapping dengan template lembur lain). Lihat contoh pada gambar di bawah ini:
Pengajuan Lembur tidak valid karena termapping Template Lembur lain
Pengajuan lembur tidak valid karena tidak memiliki Template Lembur
Pada kondisi ini, Anda tidak bisa melakukan perubahan template lembur dengan menghapus checklist “Hari Lembur” dan “Anggota” apabila terdapat pengajuan lembur tidak valid yang terkait pada template lembur tersebut . Namun, Anda tetap bisa mengubah item Nama, Tipe Pembayaran (Tetap per hari, Tetap sesuai bobot, Formula), deskripsi, dan menambah checklist pada Jenis Hari Lembur atau Anggota (Lihat ketentuan yang diperbolehkan untuk mengubah Template Lembur)
Berikut masing-masing jenis dan penjelasan perubahan eksternal yang ada:
Perubahan Jadwal Kerja
Apabila terdapat pengajuan lembur dengan status “Menunggu Persetujuan” untuk suatu template lembur dan kemudian dilakukan perubahan pada Jadwal Kerja karyawan yang terkait dengan pengajuan lembur. Hal ini akan menyebabkan perubahan menjadi jenis Hari Lembur Baru yang apabila jenis Hari Lembur Baru ini tidak dicentang di template lembur sebelumnya, maka pengajuan lembur menjadi tidak valid.
Sebagai contoh Anda memiliki setup Template Lembur STANDARD seperti gambar di bawah ini:
Kemudian terdapat pengajuan lembur yang termapping dengan template “STANDARD” diatas ini dengan detail:
Hari Lembur: Hari Kerja
Karyawan yang melakukan pengajuan memiliki detail data:
Tipe Kepagawaian: Permanent
Tingkat Jabatan: Staff
Nama Jabatan: Product Manager
Lokasi: Bekasi
Organisasi: Engineering
Kemudian Anda menghapus Jadwal Kerja pada hari tersebut (pada halaman roster karyawan) dan kemudian Hari Lembur berubah dari sebelumnya “Hari Kerja” menjadi “Libur Keagamaan”. Jika mengacu pada contoh Template Lembur diatas, “Hari Libur Keagamaan” tidak dicentang sehingga pengajuan lembur untuk template STANDARD menjadi tidak valid karena pengajuan lembur sudah berubah menjadi tidak memiliki template lembur atau termapping dengan template lain (selain “STANDARD”).
Pada kondisi ini, jika Anda melakukan perubahan template lembur dengan menghapus checklist apapun pada “Hari Lembur” atau “Anggota”, maka proses akan gagal dan Anda menerima notifikasi seperti gambar di bawah ini:
Perubahan Master Hari Libur
Apabila terdapat pengajuan lembur dengan status “Menunggu Persetujuan” untuk suatu template lembur dan kemudian terjadi perubahan Master Hari Libur (Manajemen Waktu > Pengaturan > Hari Libur). Hal ini akan menyebabkan perubahan menjadi jenis Hari Lembur Baru yang apabila jenis Hari Lembur Baru ini tidak dicentang di template lembur sebelumnya, maka pengajuan lembur menjadi tidak valid.
Sebagai contoh Anda memiliki setup Template Lembur STANDARD seperti gambar di bawah ini:
Kemudian terdapat pengajuan lembur yang termapping dengan template “STANDARD” diatas ini dengan detail:
Hari Lembur: Hari Libur Nasional (Nama Hari Libur: Libur Kemerdekaan dengan tipe “Nasional)
Karyawan yang melakukan pengajuan memiliki detail data:
Tipe Kepagawaian: Permanent
Tingkat Jabatan: Staff
Nama Jabatan: Product Manager
Lokasi: Bekasi
Organisasi: Engineering
Kemudian Anda mengganti tipe hari untuk “Libur Kemerdekaan” dari “Nasional” menjadi “Cuti Bersama” atau Anda menghapus Hari Libur tersebut sehingga pada tanggal tersebut menjadi “Bukan Hari Kerja”. Jika mengacu pada contoh Template Lembur STANDARD diatas, “Cuti Bersama” atau “Bukan Hari Kerja” tidak dicentang sehingga pengajuan lembur untuk template STANDARD menjadi tidak valid karena pengajuan lembur sudah berubah menjadi tidak memiliki template lembur atau termapping dengan template lain (selain “STANDARD”).
Pada kondisi ini, jika Anda melakukan perubahan template lembur STANDARD dengan menghapus checklist apapun pada “Hari Lembur” atau “Anggota”, maka proses akan gagal dan Anda menerima notifikasi seperti pada gambar di bawah ini:
Tanggal diberhentikan
Apabila terdapat pengajuan lembur dengan status “Menunggu Persetujuan”/”Waiting for Approval”, kemudian karyawan yang mengajukan lembur tersebut diberhentikan sebelum tanggal pengajuan lembur tersebut, maka pengajuan lembur tersebut menjadi tidak valid.
Sebagai contoh Anda memiliki setup Template Lembur STANDARD seperti gambar di bawah ini:
Kemudian terdapat pengajuan lembur yang termapping dengan template “STANDARD” diatas ini dengan detail:
Tanggal Lembur yang diajukan: 22 Maret 2022
Kemudian karyawan tersebut diberhentikan pada tanggal 20 Maret 2022 sehingga pengajuan lembur untuk template STANDARD menjadi tidak valid karena pengajuan lembur sudah berubah menjadi tidak memiliki template lembur.
Pada kondisi ini, jika Anda melakukan perubahan template lembur dengan menghapus checklist apapun pada “Hari Lembur” atau “Anggota”, maka proses akan gagal dan Anda menerima notifikasi seperti gambar di bawah ini:
Tanggal Mulai
Apabila terdapat pengajuan lembur dengan status “Menunggu Persetujuan”/”Waiting for Approval”, namun Waktu Mulai Bekerja karyawan yang mengajukan lembur tersebut dipindahkan setelah tanggal lembur yang diajukan, maka pengajuan lembur tersebut menjadi tidak valid.
Sebagai contoh Anda memiliki setup Template Lembur STANDARD seperti gambar di bawah ini:
aa
Kemudian terdapat pengajuan lembur yang termapping dengan template “STANDARD” diatas ini dengan detail:
Tanggal Lembur yang diajukan: 22 Maret 2022
Kemudian Waktu Mulai Bekerja karyawan yang mengajukan lembur tersebut dipindahkan ke tanggal 25 Maret 2022 sehingga pengajuan lembur untuk template STANDARD menjadi tidak valid karena pengajuan lembur sudah berubah menjadi tidak memiliki template lembur.
Pada kondisi ini, jika Anda melakukan perubahan template lembur dengan menghapus checklist apapun pada “Hari Lembur” atau “Anggota”, maka proses akan gagal dan Anda menerima notifikasi seperti gambar di bawah ini:
Data Karyawan
Apabila terdapat pengajuan lembur dengan status “Menunggu Persetujuan” untuk suatu template lembur dan kemudian terjadi perubahan Data Karyawan (Tipe Kepegawaian, Tingkat Jabatan, Nama Jabatan, Lokasi, Organisasi) pada menu Basic (Basic > Karyawan > Pilih Salah Satu Karyawan > Ubah Data). Apabila perubahan Data Karyawan Baru ini tidak dicentang pada Anggota di template lembur sebelumnya, maka pengajuan lembur menjadi tidak valid.
Sebagai contoh Anda memiliki setup Template Lembur STANDARD seperti gambar di bawah ini:
Kemudian terdapat pengajuan lembur yang termapping dengan template “STANDARD” diatas ini dengan detail:
Hari Lembur: Workday
Karyawan yang melakukan pengajuan memiliki detail data:
Tipe Kepagawaian: Permanent
Tingkat Jabatan: Staff
Nama Jabatan: Product Manager
Lokasi: Bekasi
Organisasi: Engineering
Kemudian Anda mengganti Data Karyawan yang terkait dengan pengajuan lembur tersebut:
Nama Jabatan: Product Manager Staff
Lokasi: Yogyakarta
Jika mengacu pada contoh Template Lembur STANDARD diatas untuk nama jabatan “Product Manager Staff dan Lokasi “Yogyakarta” tidak dicentang sehingga pengajuan lembur untuk template STANDARD sebelumnya menjadi tidak valid karena pengajuan lembur sudah berubah menjadi tidak memiliki template lembur atau termapping dengan template lain (selain “STANDARD”).
Pada kondisi ini, jika Anda melakukan perubahan template lembur STANDARD dengan menghapus checklist apapun pada “Hari Lembur” atau “Anggota”, maka proses akan gagal dan Anda menerima notifikasi seperti gambar di bawah ini: