Mengatasi Perhitungan Lembur Karyawan yang Nilainya Nol / 0

Jika durasi overtime atau hasil perhitungan allowance karyawan bernilai 0, maka Anda dapat melakukan pengecekan sebagai berikut :

Attendance Entry

1. Pastikan karyawan memiliki data kehadiran dengan tipe “Hadir” atau “Lembur hari libur” di halaman Attendance Entry pada tanggal karyawan tersebut melakukan lembur.
2. Pastikan data kehadiran karyawan sesuai dengan pengajuan lembur yang telah diajukan:
3. Jika lembur dilakukan di hari kerja (hari dengan shift), Shift karyawan dapat dicek pada menu Time Management - Roster - Workgroup Roster / Employee Roster
4. Pastikan rentang kehadiran lebih besar / lebih kecil dari rentang shift karyawan, dalam kata lain, karyawan tidak pulang tepat waktu sesuai shift.
5. Jika lembur dilakukan di bukan hari kerja (hari tanpa shift), pastikan karyawan memiliki data kehadiran dengan tipe “Hadir” atau “Lembur hari libur” saja.

Overtime Entry

1. Pastikan karyawan telah melakukan entry lembur di tanggal yang ditentukan.
2. Jika setelah lembur berhasil di entry, terdapat perubahan shift dari hari kerja ke hari libur atau sebaliknya, maka pemrosesan nilai lembur akan 0 dan perlu dilakukan entry ulang lembur di tanggal tersebut karena terdapat perbedaan form untuk lembur di hari libur dan hari kerja.

Overtime Rate

1. Secara default konfigurasi Overtime Hours yang telah disediakan adalah dari 1 - 12 jam (sesuai aturan pemerintah)
2. Jika ada Overtime yang lebih dari 12 jam, maka harus ditambahkan satu per satu untuk memberikan nilai rate yang sesuai, jika tidak dilakukan konfigurasi maka nilai Overtime untuk karyawan yang melakukan lembur lebih dari 12 jam akan bernilai 0.
3. Berikut ini link cara untuk menambahkan overtime rate

Overtime Template

1. Pastikan karyawan telah terpetakan di konfigurasi overtime template.
2. Jika karyawan belum terpetakan di konfigurasi overtime template, maka saat pengajuan lembur dengan tipe pembayaran tunjangan, karyawan tidak dapat memilih template lembur yang akan digunakan.
3. Hal yang harus diperhatikan dalam konfigurasi template:
4. Member
5. Pastikan seluruh kelompok karyawan yang dapat melakukan lembur telah tercentang bagian organization, job level, job title, dan employment type nya.
6. Untuk masing-masing member, telah tersedia seluruh template untuk tipe hari
7. Workday
8. Holiday
9. Non-workday
10. National
11. Religious
12. Collective leave
13. Contoh:
14. Ketentuan lembur
15. Karyawan permanen dapat melakukan lembur di seluruh hari libur dan hari kerja
16. Karyawan kontrak hanya dapat melakukan lembur di hari kerja
17. Jumlah template minimum yang harus dibuat adalah 2 buah dengan konfigurasi:
18. Template 1 untuk karyawan permanen
19. Member
20. Organization: Check all
21. Job level: Check all
22. Job title: Check all
23. Employment type: Hanya check “Permanent”
24. Tipe hari
25. Centang semua bagian workday dan holiday
26. Template 2 untuk karyawan kontrak
27. Member
28. Organization: Check all
29. Job level: Check all
30. Job title: Check all
31. Employment type: Hanya check “Contract”
32. Tipe hari
33. Centang bagian workday saja

Konfigurasi Policy

1. Lateness deducts overtime - Apakah ada keterlambatan sehingga mengurangi jam overtime
2. Contoh kasus: 
3. Jadwal kerja karyawan adalah 07:00 - 16:00
4. Durasi pengajuan lembur karyawan adalah 1 jam
5. Karyawan terlambat masuk selama 30 menit (shift start: 07:00; sementara time-in 07:30) dan akan memotong durasi lembur.
6. Time-out karyawan adalah 17:00
7. Karena terlambat selama 30 menit, maka durasi lembur karyawan akan dianggap:
8. Selisih time-out dan shift end karyawan - durasi keterlambatan
9. (18:00 - 17:00) - 00:30 = 00:30 (30 menit)
10. Base overtime hours calculation - Apakah metode overtime yang digunakan sudah sesuai dengan kondisi data. Saat ini konfigurasi yang dapat dipilih adalah:
11. Data absensi diluar shift
12. Seluruh durasi lembur yang berlebih akan dianggap sebagai durasi lembur.
13. Contoh:
14. Jadwal kerja karyawan adalah 07:00 - 16:00
15. Data kehadiran karyawan adalah 07:00 - 23:00
16. Durasi lembur karyawan adalah selisih antara durasi kehadiran karyawan dikurangi durasi jadwal kerja karyawan (dikurangi jam istirahat) = 07:00 (7 jam)
17. Nilai minimal antara data absensi dan jam lembur yang diajukan
18. Sistem akan mengambil durasi yang paling kecil antara 
19. Contoh:
20. Jadwal kerja karyawan adalah 07:00 - 16:00
21. Data kehadiran karyawan adalah 07:00 - 23:00
22. Pengajuan lembur adalah 1 jam
23. Durasi lembur karyawan adalah nilai minimum antara durasi lembur karyawan dan selisih antara durasi kehadiran karyawan dikurangi durasi jadwal kerja karyawan (dikurangi jam istirahat) = MIN(07:00,01:00); Hasilnya adalah 1 jam.
24. Data absensi yang beririsan dengan entri lembur
25. Contoh:
26. Jadwal kerja karyawan adalah 07:00 - 16:00
27. Data kehadiran karyawan adalah 07:00 - 23:00
28. Pengajuan lembur adalah 22:30 - 23:30
29. Durasi lembur karyawan adalah irisan dari jam pengajuan lembur dan jam kehadiran karyawan, yaitu 22:30 hingga 23:00, atau selama 00:30 (30 menit).
30. Seluruh perhitungan durasi lembur hanya dilakukan di luar jadwal kerja karyawan. Jika karyawan mengajukan lembur di jam kerja, maka sistem tidak akan memperhitungkan lembur tersebut.
31. Overtime slot
32. Pastikan konfigurasi slot lembur telah sesuai dengan aturan perusahaan:
33. Lembur sebelum shift: Sistem akan memperhitungkan durasi kehadiran setelah jam akhir shift.
34. Lembur setelah shift: Sistem akan memperhitungkan durasi kehadiran sebelum jam akhir shift.
35. Jika konfigurasi tidak diaktifkan, artinya sistem tidak akan menganggap durasi lembur sebelum/setelah shift (sesuai konfigurasi yang tidak diaktifkan)

SK Gaji

1. Pastikan karyawan tersebut sudah dipetakan ke SK gaji / Salary Decree yang telah di set di template lembur

Terakhir, setelah melakukan langkah di atas, jangan lupa melakukan proses allowance ulang untuk data karyawan anda.